§ 1 Postanowienia ogólne

1. Impreza naukowo-kulturalna Tsukimi 2023, zwana dalej Konwentem, odbywa się od 30.09.2023 r. od godziny 10:00 do 01.10.2023 r. do godziny 16:00 na terenie Uniwersyteckiego I Liceum Ogólnokształcącego im. Juliusza Słowackiego przy ul. Generała Henryka Dąbrowskiego 36 w Chorzowie.
2. Tsukimi 2023 jest organizowane przez Stowarzyszenie Żabenka, Bukowska 122B/10, 60-398 Poznań, z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0001013635, dalej zwanymi Organizatorami.
3. Tsukimi 2023 jest imprezą zamkniętą. Udział w Konwencie mogą wziąć osoby mające zgodę Organizatorów na wstęp i przebywanie na terenie Konwentu na ustalonych przez Organizatorów warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami. Na terenie Konwentu mogą przebywać pracownicy instytucji, w której się on odbywa, na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora.
4. Celem Konwentu jest przede wszystkim szerzenie wśród jego Uczestników wiedzy z zakresu kultury japońskiej, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki animacji. Występujące elementy artystyczne, czy też rozrywkowe pełnią wyłącznie rolę pomocniczą wobec wyżej wymienionego charakteru imprezy.

§ 2 Warunki uczestnictwa

1. Każda osoba, niebędąca członkiem Stowarzyszenia, a pragnąca wziąć udział w Konwencie, musi uiścić opłatę akredytacyjną, o wskazanej przez Organizatora wysokości, zakładając, że jej udział w Konwencie nie wpłynie na przekroczenie limitów ustanowionych według wytycznych sanitarnych. Po uiszczeniu opłaty akredytacyjnej, wspomniana osoba staje się Uczestnikiem Konwentu na czas jego trwania. Zwolnieni z opłaty są Organizatorzy, osoby przez nich wyznaczone, osoby niepełnosprawne posiadające ważne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności oraz ich opiekunowie lub posiadające legitymacje osoby niepełnosprawnej oraz dzieci do lat 6.
2. Akredytacja działać będzie w czasie wyznaczonym przez Organizatora w następujących godzinach:

• Sobota: 30.09.2023 09:00 - 21:00
• Niedziela 01.10.2023 10:00 - 16:00

3. Wszyscy uczestnicy Konwentu zobowiązani są okazać przy wejściu ważny dokument ze zdjęciem poświadczający nazwisko i wiek uczestnika.
4. Osoby poniżej 18 roku życia muszą dodatkowo ukazać na wejściu wypełnioną Zgodę Rodzica. Dzieci do lat 12 mogą wziąć udział w Konwencie wyłącznie znajdując się pod ciągłym nadzorem opiekuna prawnego lub osoby do tego upoważnionej, która ukończyła 18 rok życia.
5. Dowodem uzyskania zgody na uczestnictwo w Konwencie jest opaska na rękę, którą każdy Uczestnik musi nosić w widocznym miejscu. Organizatorzy oraz osoby przez nich upoważnione mogą zażądać jej okazania przez Uczestnika.
6. W przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia Uczestnika z Konwentu, Organizator zastrzega sobie prawo do odebrania uczestnikowi opaski, która uprawnia do przebywania na terenie Konwentu. Do momentu zakończenia konwentu opaska pozostaje własnością organizatora.
7. Zabrania się zerwania lub zdjęcia opaski na terenie konwentu. Osoby bez opaski będą kierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania nowej opaski, a w razie odmowy – usunięte z terenu Konwentu.
8. Opaski jednodniowe na dany dzień wydarzenia, uprawniają do przebywania na obszarze konwentu do godziny 23:59 dnia 30.09.2023 r. i do godziny 16:00 dnia 01.10.2023 r.
9. Każda osoba akredytująca się na Konwencie, automatycznie potwierdza znajomość regulaminu wydarzenia Tsukimi 2023. Regulamin będzie dostępny do wglądu na stanowisku akredytacji jak i na stronach Konwentu.
10. Nieprzestrzeganie owego regulaminu, niestosowanie się do poleceń Organizatorów oraz osób przez nich upoważnionych lub zachowanie niezgodne z ogólnie przyjętymi normami współżycia społecznego, powodujące zagrożenie dla mienia, życia lub zdrowia własnego lub innych uczestników oraz nieprzestrzeganie prawa będzie skutkować usunięciem z terenu Konwentu Tsukimi 2023 w trybie natychmiastowym, bez zwrotu kosztów oraz możliwości powrotu na teren imprezy, jak i pociągnięciem do odpowiedzialności cywilnej.

§ 3 Zasady bezpieczeństwa

1. Na teren Konwentu Tsukimi 2023 zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w niej uczestniczące broni w rozumieniu ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz.U. 2022 poz. 2516 z późn. zm.) lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych.
2. Zabrania się również propagowania materiałów lub symboli nawołujących do nienawiści na tle rasowym, religijnym, dyskryminujących grupy społeczne, o zabarwieniu erotycznym, a także godzących w organy Rzeczypospolitej Polskiej.
3. Repliki broni wykorzystywane jako rekwizyty mogą zostać wniesione na teren Konwentu tylko za pisemną zgodą Organizatorów, po uprzedniej informacji udzielonej przed rozpoczęciem Konwentu. Zabrania się kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody.
4. Uczestnik ma prawo do wsparcia informacyjnego od Organizatorów oraz opieki medycznej w przypadkach nagłych.
5. Opieka udzielana przez służbę medyczną ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy medycznej ma obowiązek przedstawić służbie medycznej informacje odnośnie swojego stanu zdrowia, alergii i posiadanych/przyjmowanych leków. W uzasadnionych przypadkach służba medyczna może przetransportować osobę do zakładu opieki zdrowotnej.
6. Każde aparaty, kamery i inne urządzenia specjalistyczne rejestrujące obraz i dźwięk mogą zostać wniesione na teren Konwentu tylko za zgodą Organizatorów, po uprzedniej informacji udzielonej przed rozpoczęciem Konwentu.
7. Organizatorzy i ochrona Konwentu zastrzegają sobie możliwość wezwania Policji w celu przeszukania bagażu Uczestnika Konwentu, jeśli zachodzi podejrzenie wnoszenia/posiadania zabronionych przedmiotów.
8. Od momentu rozpoczęcia Konwentu do momentu jego zakończenia każdy z Uczestników ponosi za swoje postępowanie pełną odpowiedzialność finansową i prawną. Organizatorzy nie odpowiadają za wypadki ani szkody powstałe z przyczyn leżących po stronie któregokolwiek z Uczestników, ani za inne zdarzenia prowadzące lub mogące prowadzić do podobnych skutków.
9. W przypadku podejrzenia Uczestnika o bycie pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, posiadanie zabronionych substancji na terenie Konwentu, a także agresywne/nieobyczajne zachowanie lub zakłócanie porządku publicznego, Organizatorzy mogą wezwać Policję, powiadomić opiekunów prawnych w celu podjęcia kroków wyjaśniających oraz usunąć go bezpowrotnie z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów oraz możliwości powrotu na teren imprezy.
10. Na terenie Konwentu zabrania się palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego przeznaczonym.
11. Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia agitacji politycznej i religijnej.
12. Na terenie Konwentu zabrania się prowadzenia działalności reklamowej i marketingowej bez zgody Organizatora.
13. Na teren Konwentu nie wolno wnosić żadnych zwierząt. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.
14. Na terenie Konwentu zabrania się niszczenia jakiegokolwiek mienia. Za spowodowane szkody materialnie odpowiada ich sprawca.
15. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania w stosunku do innych uczestników Konwentów oraz jej organizacji, poszanowania ich przestrzeni osobistej oraz cielesności.
16. Naruszenie plomb zabezpieczających gniazdka elektryczne na terenie Konwentu, wchodzenie na strefy oznaczone jako niedostępne dla Uczestnika grozi natychmiastowym usunięciem z terenu Konwentu.
17. W części zewnętrznej Konwentu (dziedziniec) w godzinach 22:00-06:00 obowiązuje cisza nocna.
18. Nieprzestrzeganie porządku na terenie Konwentu grozi usunięciem z terenu Konwentu.

§ 4 Postanowienia końcowe

1. W przypadku stwierdzenia zaistnienia sytuacji stanowiącej zagrożenie zdrowia, lub życia uczestników Konwentu, bądź też zakłócenia porządku i/lub złamania powyższego regulaminu, Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania Organizatorów lub Wolontariuszy Konwentu o tym fakcie.
2. Skargi i wnioski przyjmują Organizatorzy podczas trwania wydarzenia oraz pod adresem [email protected].
3. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zmianie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu w przewidzianym kształcie, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku Uczestnikowi przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione, uszkodzone, utracone bądź pozostawione bez opieki podczas trwania Konwentu.
5. Organizatorzy oraz Wolontariusze Konwentu mają prawo brać udział w atrakcjach.
6. Organizatorzy nie utożsamiają się z poglądami i tezami głoszonymi przez Uczestników wydarzenia.
7. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne Uczestników Konwentu.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku Uczestników konwentu w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
9. Organizator zezwala podmiotom trzecim zaproszonym na Konwent, w wypadku nawiązania współpracy w celach promocji oraz informacji o Konwencie, na przetwarzanie wizerunku Uczestników.
10. W razie wszelkich wątpliwości interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.
11. Nieznajomość treści niniejszego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
12. Wszelkie zagadnienia natury szczegółowej, są opisane w załącznikach do niniejszego regulaminu.
13. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

§ 5 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Żabenka z siedzibą w Poznaniu (60-398) przy ul. Bukowskiej 122B/10, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0001013635.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji działań statutowych Stowarzyszenia, organizacji Konwentu “Tsukimi 2023”, transakcji sprzedaży biletu, rejestracji Uczestników, kontaktu z Uczestnikami oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer zamówienia, numer telefonu, adres e-mail, w przypadku podmiotów współpracujących będących osobami fizycznymi również numer PESEL oraz adres korespondencyjny, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą także dane identyfikacyjne dla celów rozliczenia zawartych zobowiązań i realizacji obowiązków prawnych i podatkowych wynikających z przepisów prawa.
3. Podanie danych jest dobrowolne, odmowa uniemożliwia jednak realizację rejestracji uczestnika, a tym samym obsługę zamówienia.
4. Dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane partnerom Administratora w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji Konwentu, zgodnym ze standardami bezpieczeństwa. Dane osobowe Uczestników mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. O takich przypadkach Uczestnicy zostaną odpowiednio poinformowani.
5. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnicy mają prawo także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody Uczestnikowi przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Administrator zapewnia Uczestnikowi prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody Uczestnikowi przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Uczestnik ma prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Administrator nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania.
9. W sprawach dotyczących danych osobowych Uczestnik ma prawo kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: [email protected].

Zgoda Rodzica.pdf