§1 Postanowienia ogólne

1. Konkurs Cosplay (zwany dalej Konkursem) odbywa się na wydarzeniu Tsukimi 2023.
2. Regulamin stanowi uzupełnienie Regulaminu Wydarzenia Tsukimi 2023.
3. Organizatorem konkursu jest Stowarzyszenie Żabenka, z siedzibą w Poznaniu 60-398, Poznań, przy ul. Bukowskiej 122B/10, z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0001013635.
4. Konkurs nie jest grą losową ani żadną jej formą przewidzianą w ustawie z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U.2009.201.1540, wraz z późn. zm.).

§2 Warunki uczestnictwa

1. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) kodeksu cywilnego która:
   1. jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada zgodę rodzica na udział w Konkursie;
   2. jest akredytowanym uczestnikiem wydarzenia Tsukimi 2023 (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Ogólnego wydarzenia skutkuje wyłączeniem z uczestnictwa w konkursie);
   3. posiada strój postaci z dowolnego źródła wizualnego. Oznacza to, że wybrana postać musi posiadać oficjalne obrazy referencyjne (mogą być to przykładowo: screeny z gry, czy kadry komiksu),
   4. zapoznała się z regulaminem Konkursu, zaakceptowała jego postanowienia oraz została zaakceptowana w formularzu zgłoszeniowym.
2. Posiadany przez Uczestnika strój:
   1. by brać udział we wszystkich kategoriach, musi być wykonany własnoręcznie w minimum 60% - należy podać w formularzu wszystkie elementy zakupione bądź wykonane niesamodzielnie;
   2. może mieć elementy wykonane technikami maszynowymi (przykładowo: druk na tkaninie, druk 3D) - należy podać w formularzu informację, czy dany wykrój lub model jest wykonany samodzielnie przez Uczestnika;
   3. może być zakupiony, jednak w takim przypadku wyklucza to opcję prezentacji scenicznej typu catwalk;
   4. nie może propagować treści powszechnie uważanych za obraźliwe oraz niezgodnych z polskim prawem;
   5. nie może być uprzednio nagrodzony w żadnym konkursie międzynarodowym (przykład: International Cosplay League, European Cosplay Gathering) oraz nie może być zwycięskim strojem podczas eliminacji krajowych;
   6. w dniu nadesłania formularza zgłoszeniowego musi być skończony w przynajmniej 60% oraz w takim stanie udokumentowany zdjęciami.
3. Zgłoszenia na konkurs należy wysyłać w terminie do 26.09.2023, przez formularz zgłoszeniowy dostępny na wydarzeniu Tsukimi 2023, na portalu Facebook lub na stronie internetowej.
4. Zgłoszenia selekcjonuje Organizator. Głównymi kryteriami selekcji w pierwszej kolejności są; prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego (tzn. zgodnie z instrukcjami podanymi w samym formularzu oraz wypełnieniu wszystkich pól obowiązkowych) oraz zgodność stroju i występu z regulaminem. W przypadku dużej ilości zgłoszeń oceniana również będzie jakość kostiumu i scenki w kontekście ciekawego show dla widowni. W kategorii solo pierwszeństwo podczas selekcji mają kostiumy wykonane własnoręcznie.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia, po uprzednim poinformowaniu Uczestnika, poprawek do scenariusza występu. W szczególności dotyczy to czasu trwania występu.
6. Możliwe jest wystawienie modela w stroju wykonanym przez Uczestnika. Wówczas oceniane jest jedynie wykonanie techniczne stroju, a nagroda trafia do Uczestnika.
7. Uczestnik, zgłaszając się do Konkursu oświadcza, że ma prawo do wykorzystywania utworów, które będą użyte podczas występów.

§3 Zasady

1. Każdy Uczestnik może zgłosić tylko jeden występ. W przypadku występu grupowego, formularz nadsyła przedstawiciel grupy, uwzględniając wszystkich członków.
2. W trakcie występu zakazane jest:
   1. używanie wszelkiego rodzaju efektów pirotechnicznych,
   2. rzucanie przedmiotami w publiczność oraz Jury,
   3. rozsypywanie rzeczy trudnych do uprzątnięcia (takich jak: konfetti, brokat)
   4. wylewanie jakichkolwiek substancji płynnych,
   5. promowanie alkoholu, czy też substancji tytoniowych oraz psychoaktywnych,
   6. wnoszenie ostrych narzędzi oraz szkła,
   7. używanie prawdziwej broni,
   8. wnoszenie na scenę zwierząt.
3. Zarówno występ, jak i strój nie mogą być obraźliwe dla żadnej grupy społecznej. Zabroniona jest wszelka forma satyry kulturowej, religijnej, jak politycznej.
4. Wszelkie imitacje i repliki broni palnej powinny zostać odpowiednio oznaczone.
5. Próby oszustwa, zatajanie informacji na temat stroju oraz utrudnianie występu innych Uczestników są podstawą do dyskwalifikacji z Konkursu.
6. Możliwe jest posiadanie pomocników podczas występu. Mogą to być maksymalnie dwie osoby. Pomocnik musi być ubrany całkowicie na czarno i nie może posiadać żadnych jaskrawych elementów ubioru. Osoba pomagająca nie jest zapewniana przez Organizatora i musi być akredytowanym uczestnikiem Konwentu.

§4 Przebieg konkursu

1. Konkurs składa się z trzech etapów:
   1. Próba Sceniczna - w czasie próby Uczestnicy wykonują swój występ na scenie. Próba nie podlega ocenie, natomiast jest obowiązkowa dla każdego Uczestnika.
   2. Runda Jury - w tym etapie biorą udział jedynie osoby z własnoręcznie wykonanymi strojami. Polega on na indywidualnym spotkaniu z Jurorami i przedstawieniu swojego stroju. Podczas Rundy, Jurorzy mogą poprosić uczestnika o pokazanie wybranych elementów stroju z bliska. Trwa ona maksymalnie 5 minut, a godzina jej rozpoczęcia jest ustalana indywidualnie z każdym Uczestnikiem drogą mailową. Jeśli jest potrzeba wydłużenia czasu trwania Rundy lub posiadania osoby towarzyszącej przez niepełnosprawność lub problemy z mową uniemożliwiające sprawny przebieg tego etapu, należy zgłosić to do Koordynatora najpóźniej do 28.09.2023r.
   3. Występ - Uczestnik lub Uczestnicy prezentują się na scenie w wybranej przez siebie formie występu. Możliwe są dwie opcje:
      1. Prezentacja (catwalk) - Uczestnik ma za zadanie przejść się po scenie w sposób charakterystyczny dla swojej postaci. Całość występu powinna zająć nie mniej niż 20 sekund i nie więcej niż 40 sekund. Podkład muzyczny może być wybrany przez Uczestnika lub Koordynatora w zależności od zaznaczonej opcji w formularzu. Ten sposób prezentacji stroju jest możliwy tylko dla strojów wykonanych własnoręcznie.
      2. Scenka - Uczestnik lub Uczestnicy mają za zadanie przedstawienie swoich postaci podczas występu scenicznego według ułożonego scenariusza. W przypadku występów solowych czas na wykonanie scenki to minimum 90 sekund, a maksymalnie 150 sekund. Występy grupowe powinny mieścić się w przedziale czasowym od 90 sekund do maksymalnie 210 sekund. Jest to opcja dostępna dla wszystkich Uczestników.
2. Nieuzasadniona nieobecność na którymkolwiek z etapów jest równoznaczna z dyskwalifikacją z Konkursu. W razie możliwego spóźnienia lub nieobecności na którymś z etapów należy niezwłocznie skontaktować się z Organizatorem.

§5 Kryteria oceny

1. Uczestnicy Konkursu zostaną ocenieni przez Jurorów na podstawie poniższych kryteriów:
   1. techniczne wykonanie kostiumu,
   2. przywiązanie do detali,
   3. zgodność stroju z obrazkami referencyjnymi,
   4. zgodność z charakterem postaci w jej przedstawieniu,
   5. umiejętności aktorskie, synchronizacja podkładu z występem,
   6. makijaż i charakteryzacja,
   7. kreatywne rozwiązania,
   8. funkcjonalność kostiumu.
2. Jurorzy mogą przyznawać dodatkowe punkty za elementy, które według ich oceny podnoszą ogólny poziom odbioru występu lub kostiumu. Przykładem może być autorski podkład lub uatrakcyjnienie charakteryzacji elementami, które pasują do obrazka referencyjnego.
3. Możliwe jest opcjonalne wykonanie książeczki postępowej i przekazanie jej Jurorom w czasie Rundy Jury. W książeczce powinny znajdować się zdjęcia z postępów powstawania kostiumu, grafiki referencyjne, opisy wykorzystanych technik. Książeczka pozostanie u Jurorów do końca Konkursu. Maksymalnie dopuszcza się 6 stron A4, nie licząc okładki.
4. Ocena Jurorów jest ostateczna i niepodważalna.

§6 Nagrody

1. Jurorzy wybierają zwycięzców w 5 kategoriach:
   1. Grand Prix - kategoria jedynie dla strojów wykonanych własnoręcznie zgodnie z §2 ust. 1 pkt. 1, możliwe do wygrania przez solistę lub grupę.
   2. Najlepsze wykonanie techniczne stroju - kategoria jedynie dla strojów wykonanych własnoręcznie zgodnie z §2 ust. 1 pkt. 1, możliwe do wygrania przez solistę lub jednego jej członka grupy.
   3. Najlepszy występ solo - kategoria dostępna dla wszystkich strojów
   4. Najlepszy występ grupowy - kategoria dostępna dla wszystkich strojów
   5. Najlepszy debiut - kategoria dla Uczestników, którzy wzięli udział w nie więcej niż trzech konkursach Cosplay, wliczając występ na niniejszym Konkursie.
2. W przypadku braku możliwości przyznania nagrody w jednej z kategorii, jej zawartość trafia do zwycięzcy Grand Prix.
3. Nagrodę za występ grupowy odbiera przedstawiciel grupy, który wypełnił formularz zgłoszeniowy lub osoba wyznaczona uprzednio przez grupę poprzez kontakt z Koordynatorem. Organizator nie odpowiada za podział nagrody między Uczestnikami w grupie.

§7 Dane Osobowe

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach organizacji Konkursu jest Stowarzyszenie Żabenka (NIP: 7792549649, KRS: 0001013635). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt podany na stronach Konkursu.
2. Przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zadań wynikających z Regulaminu, odbywać się będzie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz. 1000).
3. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora to:
   1. imię i nazwisko,
   2. data urodzenia
   3. adres e-mail,
   4. numer telefonu,
   5. zdjęcia z prac nad strojem,
   6. zdjęcia i nazwa konta Instagram (jeśli dotyczy).
4. Uczestnicy poprzez przystąpienie do Konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny, wykonanych podczas Konkursu Cosplay na Tsukimi 2023.
5. Dane osobowe Uczestników, wymienione w ust. 3 będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody - artykuł 6 ust. 1 lit. a RODO, w celach:
   1. organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu;
   2. wyłaniania zwycięzców i przyznawania, wydawania, odbioru i rozliczania nagród;
   3. kontaktu z Uczestnikami przez maila;
   4. sporządzenia statystyk dotyczących konkursu oraz dla celów księgowych.
6. Każdy Uczestnik dokonując zgłoszenia do Konkursu oświadcza, że został poinformowany o prawach:
   1. do wglądu do podanych niniejszym danych osobowych i uzyskania ich kopii;
   2. do ich modyfikacji;
   3. do cofnięcia zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych, a także o tym, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone;
   4. do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku uznania, że przetwarzania danych osobowych narusza powszechni obowiązujące przepisy prawa w tym zakresie.
7. Powyższe prawa mogą być realizowane poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail umieszczony na stronach Konwentu.
8. Dane osobowe Uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród, w zakresie udokumentowania rozliczenia Konkursu – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym przyznano nagrody.
9. Dane osobowe Uczestników Konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy nagrody będą przetwarzane przez podmioty prawnie upoważnione przez organizatora.
10. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie.
11. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

§8 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie pytania i uwagi odnośnie Konkursu należy kierować na adres e-mail [email protected].
2. Kwestie nieuregulowane w regulaminie rozstrzyga Organizator.
3. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają zaskarżeniu.
4. Wysłanie formularza zgłoszeniowego przez Uczestnika jest jednoznaczne z akceptacją regulaminu.